Leuk dat je meeleest tijdens een dagje accountsupport bij Communiq. Het idee van deze blog was om te laten zien wat er in een week tijd op de accountafdeling allemaal gebeurt. Tijdens het schrijven, bleek dat er toch wel heel veel op een dag gebeurt… bijna teveel om op te schrijven! Om toch een kijkje in de keuken te geven, heb ik voor 1 dag van de week gekozen. En wat is nu een beter begin dan de maandag?!
De ochtend
Het is maandagochtend, de week is weer begonnen. Ik ben iemand die graag op tijd start. Ik kan dan rustig koffie zetten en opstarten. First things first: eerst de juiste playlist van Spotify opzetten. We kunnen aan de slag.
Ik open de mail en zie direct een lange lijst met bevestigingen van drukwerkorders die het weekend geleverd zijn of vandaag op de planning staan. Ik loop ze kort langs en check op ongeregeldheden. Vervolgens kijk ik welke nieuwe aanvragen binnen zijn gekomen. Als eerste pak ik de mailtjes op waar aanpassingen of reacties op ontwerpen in staan. Ik scan de wijzigingen met de ontwerpen en zet de terugkoppeling door naar de studio. Opdrachten die akkoord zijn, laat ik drukklaar zetten.
Start-up
We starten iedere week met een korte weekmeeting om 09:00 uur. Het hele bedrijf is dan (online) aanwezig. We lopen kort de grote projecten door van de week. Accountmanagers laten weten welke klantafspraken er zijn en wanneer. Als iemand nog iets leuks of creatiefs heeft gezien, kan dit gedeeld worden. Zeker in deze tijd is het fijn om zo met elkaar te starten.
Planning
Ik probeer elke dag, en zeker maandag, met de studiocollega’s te kijken naar de workload. In ons systeem werken we met actiepunten en projecten. Elke flyer of spandoek die ontworpen moet worden, elke wijziging in ontwerp en elke opmaak die klaargezet mag worden voor productie, wordt in een actiepunt naar de studio gebriefd. De studiomedewerkers kunnen zo actiepunt voor actiepunt oppakken. Elke actiepunt heeft ook een tijdsindicatie, zo kunnen we zien of alles dezelfde dag nog klaargezet kan worden, of dat we een uurtje extra pakken vandaag. Ons uitgangspunt is dat klanten altijd binnen een werkdag kleine opdrachten of aangepaste opdrachten terug moeten krijgen.
Deze maandag valt het mee en kunnen we naast het werk voor onze klanten, ook starten met het proactief klaarzetten van LSM materialen. Denk hierbij aan leuke acties rondom Valentijn of materialen die ingezet kunnen worden voor afhalen en thuisbezorgen. Zo maken we het ondernemers makkelijker om snel in te springen op lokale uitdagingen.
Nieuwe wervingsaanvraag
Om 10:30 uur start ik een teams meeting met twee collega’s: Lara Pap (specialist neuromarketing) en Daphne Bruintjes (studio). We kijken gezamenlijk naar een aanvraag voor een social media campagne. Een restaurant heeft moeite om de juiste medewerkers aan te trekken. Via een social media campagne kunnen we de juiste doelgroep bereiken, en met de juiste opmaak en copy kunnen we ze overhalen om te solliciteren.
Na de brainstormsessie werk ik alle punten uit voor de studio. Vervolgens loop ik opnieuw de mail door en beantwoord vragen over platformen, aanpassingen van openingstijden n.a.v. de lockdown en leveringen. Ik zet opdrachten door voor opmaak van huissstijlmaterialen zoals enveloppen en briefpapier en zet ook de binnengekomen aanpassingen weer bij de studio. Tussen alle bezigheden door pak ik natuurlijk ook nog continu de telefoon op en spreek ik klanten over hun wensen en opdrachten.
Na de lunch
Na de lunchpauze check ik direct alle berichten die via de mail of WhatsApp zijn binnengekomen. Hierna bekijk ik de actiepunten in de studio. We lopen gelukkig nog goed op schema!
Spoedaanvraag!
Er is een spoedaanvraag binnengekomen voor verspreiding van een actieflyer. Het gaat om een flyer met verschillende promoties. Ik laat de studio het ontwerp van de flyer klaarzetten. In de tussentijd bekijk ik in welke postcodegebieden verspreid moet worden. Aan de hand van het aantal huishoudens zonder sticker kan ik de offerte opstellen en verspreiding inplannen. Als het ontwerp ook klaar staat, check ik deze en zet vervolgens de offerte samen met het ontwerp door naar de klant voor akkoord.
Kritisch
Vervolgens neem ik contact op met een collega die net een animatie heeft klaargezet. We lopen er samen door heen en kijken kritisch, misschien iets te kritisch, naar hoe de animatie draait. Kunnen we de boodschap nog beter naar voren brengen? Kan de burger beter in beeld gebracht worden? Pas als we allebei tevreden zijn, zetten we het klaar in MP4 en zet ik het door naar de klant.
Kennisdelen
Ondertussen is het wat later in de middag, maar gelukkig nog genoeg tijd om een aantal blog ideeën verder uit te schrijven. Veel van onze klanten werken met het LSM platform, wat voor verschillende doeleinden gebruikt en toegepast kan worden. Via de blogfunctie, kunnen we ondernemers inspireren en informeren over nieuwe ontwikkelingen, nieuwe ontwerpen en nieuwe promoties. Na het schrijven van de tekst, verwerk ik het concept op het platform. Ik vraag de studio om de afbeeldingen die ik wil gebruiken op maat klaar te zetten. Einde van de dag staat de blogpost online!
De laatste puntjes
Het is bijna 16:30 uur. Ik controleer alle actiepunten snel op drukklaar punten. Wat er klaarstaat, zet ik door voor productie zodat het zoveel mogelijk nog de volgende dag geleverd kan worden. Ik informeer de klanten over wanneer de verwachte leverdatum is. De laatste mailtjes pak ik op. Ik zet alvast actiepunten voor de studio voor dinsdag door. De offertes die ik alvast kan klaarzetten, zet ik klaar en de mailtjes die nog op antwoord wachten, voorzie ik van een reactie. Hoeveel mailtjes zou ik vandaag beantwoord hebben? Hoeveel opdrachten doorgezet naar drukker? Hoeveel telefoontjes opgepakt? Teveel om op te noemen. Een productieve dag in ieder geval!
Ik sluit mijn laptop af, morgen weer een nieuwe dag!
Meer informatie
Wil je meer weten over het werk op de accountafdeling of hoe wij jouw locatie lokaal kunnen versterken? Neem dan contact met me op! Ik ben (bijna) elke dag bereikbaar via 038-4260060 of via de mail: accountsupport@communiq.nl
Geschreven door Judith Blankman
Account Support
